Suggerimenti per rendere memorabile una conferenza virtuale con un budget limitato

Verso il 2021, vediamo sempre più event manager investire su eventi virtuali come mezzo per mantenere la presenza sul mercato e supportare i propri clienti in ogni modo possibile. Sebbene gli eventi virtuali dovrebbero, in teoria, essere più economici degli eventi dal vivo, la tecnologia innovativa a volte può avere un prezzo elevato.

Ecco allora che una nota agenzia di organizzazione eventi a Milano ci ha dato alcuni consigli su come realizzare webinar, videoconferenze ed altri eventi digitali.

Determina obiettivi e budget

Il primo passo per qualsiasi evento è capire esattamente cosa vuoi ottenere da esso e quanto puoi spendere per realizzarlo. Comprensibilmente, il mondo virtuale degli eventi è un dominio completamente nuovo da esplorare per alcuni professionisti di eventi, quindi impostare un budget e gli obiettivi potrebbe essere una pugnalata nel buio.

Stai cercando di massimizzare le entrate? Se il ROI è la priorità per il tuo evento, valuta la possibilità di leggere il nostro articolo su “Come monetizzare i tuoi eventi virtuali”.

Desideri coinvolgere e far crescere la tua comunità? Dai un’occhiata al nostro articolo su “Come adattare e far crescere il tuo pubblico con eventi virtuali”. Gli eventi virtuali ti consentono di raggiungere un pubblico molto più ampio rispetto a un evento tradizionale con un budget molto inferiore.

O stai cercando lead generation? Assicurati che il contenuto sia altamente pertinente per i tuoi potenziali clienti e scegli la soluzione tecnologica giusta per mostrare il tuo prodotto / servizio. E fai un piano per riutilizzare il contenuto dell’evento dopo l’evento per prolungare la durata del tuo evento.

E, naturalmente, assicurati che i tuoi obiettivi e traguardi siano S.M.A.R.T: specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

Decidi il tuo format

Progettare un format che mantenga il pubblico costantemente coinvolto può essere difficile nello spazio virtuale in cui competiamo per attirare l’attenzione del nostro pubblico contro i social media, le e-mail e i telefoni. La creazione di una piattaforma che includa una combinazione di sessioni e spazi per momenti di pausa, contenuti on-demand esclusivi per i partecipanti all’evento, divertenti attività interattive e opportunità di networking metterà davvero in risalto il tuo evento e manterrà il pubblico coinvolto per tutto il tempo.

Suggerimenti:

– Alcune piattaforme di eventi virtuali sono molto più sofisticate di altre, quindi se stai cercando di pianificare un formato di webinar o una tavola rotonda davvero semplice, una piattaforma di base potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno.

– Se stai cercando di pianificare una conferenza o una mostra più complicata che richiede sale per momenti di pausa e / o networking, avrai bisogno di una piattaforma più sofisticata (e probabilmente più costosa) per questo.

– Proprio come il modo in cui la scelta del luogo è cruciale per un evento dal vivo, qui, è la tecnologia che usi la chiave. Vale la pena notare qui che se qualcosa sembra troppo bello per essere vero, potrebbe anche esserlo, quindi fai attenzione ai fornitori di tecnologia che offrono servizi ridicolmente economici rispetto ad altri.

– Ricorda, stai risparmiando denaro sull’affitto del locale, sul catering, sul branding e sull’allestimento del locale, quindi non lesinare sull’unica cosa che sta conducendo il tuo evento. Il tuo evento dipende da questo!

– Con gli eventi virtuali, hai il lusso di poter organizzare eventi molto più grandi di quelli che avresti potuto in precedenza, a causa delle restrizioni del luogo, del budget o della manodopera. Se stai sognando una conferenza di 5.000 delegati per coinvolgere anche i tuoi clienti internazionali, ora è il momento di farlo!